项目过程管控都有哪些有效方法?
结果要靠过程来保证,没有好的过程就很难有好的结果。从笔者多年项目实践经验来看,下面三种方法不失为项目过程管控的有效方法。
一、5分钟站立会议
这是实践中项目管控的一种好办法。会议时,项目团队成员在固定时间(如每天上午8:30—8:35)、固定地点,每天站着围在一起,轮流主持、相互通报,每人回答以下3个问题。
(1)昨天我做了什么?
(2)现在我遇到了什么困难?
(3)今天我计划做什么?
5分钟站立会议既可以推动项目进展、跟踪项目问题,往往也可以提升团队对项目的责任感,起到团队建设的作用。
二、任务墙
使用任务墙时,具体做法如下:
(1)用白色标签表示工作还未开始。
(2)用黑色标签表示工作包已经完成。
(3)用绿色标签表示工作包进行中、进展顺利。
(4)用黄色标签表示工作包在进行中出现了问题,但对项目总体没有影响,需要关注。
(5)用红色标签表示工作包出现了严重问题,有风险,团队成员无法找到解决方案,应该立即协调解决或寻求外部支持。
任务墙这类可视化工具之所以能发挥不错的作用,其根本原因是它抓住了问题的核心——人总是把自己最好的一面展示给别人。
三、行动跟踪计划
可以在项目团队中引入行动跟踪计划,管理各项活动进度和预期结果。有效的行动跟踪计划可以提高团队绩效,减少混乱、疏忽,避免重复分配任务,能更方便地检查个人及团队活动进度。
一个行动跟踪计划的实例如下表所示:

使用中,需要注意分配活动任务时,切忌留下无人负责的“灰色区域”。要根据实际情况变化,每天监控并更新该记录。在编制活动列表之后,若要确定更加准确的截止日期和相应的优先级,可考虑使用优先矩阵。
优先矩阵是一种把想法或方案按重要性和紧急性、价值与投入等维度打分排序的工具。先定标准并加权,再给每个方案评分,算出总分后排出优先级,帮助团队聚焦最关键的任务或改进点。